Automatisering
Type oplossing
Door het verhuurproces te automatiseren wordt efficiënter, volgens een betere planning en met meer overzicht gewerkt. Vooral tijdens de werkpieken wordt per tijdseenheid meer werk verricht en daalt de werkdruk. En doorgevoerde automatisering heeft ook op andere aspecten een positieve invloed op werk en werkdruk.
Beschrijving oplossing
Er bestaat software die speciaal voor autoverhuurbedrijven is ontwikkeld. Iedere software heeft zo zijn eigen voordelen. Weeg goed af welke het beste bij je past.
Hieronder een opsomming van positieve en negatieve invloeden op de werkdruk:
Voordelen specifieke software
- Mogelijke koppeling met andere activiteiten, zoals lease, klantenbeheer, contracten of financiële administratie.
- De werkplanning biedt direct zicht op de actuele status van het wagenpark.
- Efficiëntere facturering, planning en de financiële administratie.
- Kortere wachtrijen aan de balie.
- Bij sommige software zijn handige extra’s verkrijgbaar, zoals:
- Het starten van een ID-scan met koppeling aan het klantdossier.
- Het intekenen van schades aan auto’s, wat automatisch op een pre-rentformulier wordt weergegeven.
- Integratie met Elena, zodat tijdens het vastleggen van de huurovereenkomst de huurder en bestuurder automatisch worden gecontroleerd.
Nadelen specifieke software
- Digitalisering vraagt een investering en je moet wennen aan de nieuwe manier van werken. De gebruikers bepalen uiteindelijk of het automatiseringssysteem met kans van slagen ingevoerd wordt. Neem de tijd om je medewerkers te (laten) informeren en zorg voor goede begeleiding.
- Voor optimaal gebruik kan een goed geïnstalleerde server noodzakelijk zijn, waarvoor een extra investering vereist is.
Tips voor de leidinggevenden
- Gebruik een rustige periode om automatisering in te voeren of aan te passen, zodat je team de tijd heeft het systeem te leren kennen en het proces aangepast kan worden aan jouw situatie.
- Laat medewerker mee beslissen bij nieuwe en gewijzigde automatisering, deze is tenslotte de gebruiker.
