Slim organiseren

Type oplossing

Met een goede werkplanning en -organisatie kunnen medewerkers hun werk ook tijdens drukke momenten goed doen.

Beschrijving oplossing

In bijna ieder bedrijf komen regelmatig piekmomenten in de hoeveelheid werk voor. Tijdens piekmomenten moet er heel veel gedaan worden in weinig tijd. Door het werk slim te organiseren en te plannen, kunnen de medewerkers de werkdruk dan toch in de hand houden.

Tips voor leidinggevenden

• Met een goed planningsysteem kunnen je medewerkers ook bij drukte efficiënt werken. Vergroot de effectiviteit van de dag-, week en maandplanning door planningsformulieren, planningsborden of planningssoftware te gebruiken. Neem hierin altijd de geschatte werktijd op. Met één blik op de planning zijn snel beslissingen te nemen als de hoeveelheid werk veranderd.
• Agenda volplannen? Dan is er ook geen ruimte meer voor onverwachte en urgente vragen en voor zieke medewerkers. Houd altijd ruimte in de planning voor onverwacht werk.
• Het is handig om te inventariseren of er klussen zijn waarmee geschoven kan worden als er een piekmoment is. Bijvoorbeeld:
  • Interne klussen.
  • Auto’s die voor de verkoop gereed gemaakt moeten worden en met een ruime marge ingepland zijn.
  • Inzetten van huurauto’s voor klanten waarvan de auto niet af is gekomen.

• Soms is het werk aan het eind van de dag niet af en is dat wel nodig. Tips:
  • Zorg dat medewerkers van tevoren weten dat ze aan de beurt zijn als er overwerk nodig is. Laat het om 17 uur geen verrassing zijn.
  • Stel grenzen aan verzoeken om spoedklussen. Gebruik zo nodig tussenoplossingen als een huurauto of een noodreparatie.
  • Stel gezamenlijk prioriteiten. Bekijk welke werkzaamheden uit- of afgesteld kunnen worden zodat de piekbelasting beheersbaar wordt.
  • Kijk of andere medewerkers (eventueel van andere vestigingen) in zulke situaties mee kunnen werken of dat er een oproepkracht beschikbaar is.

• Ook te weinig werk of wachten op toestemming of onderdelen kan voorkomen. Wat kun je dan doen?
  • Kijk dan eens of er vensterbankklussen zijn. Dat zijn klussen die even kunnen blijven liggen, maar uiteindelijk wel een keer gedaan moeten worden. Bedenk samen met de medewerkers wat vensterbankklussen zouden kunnen zijn.
  • Zijn er overuren die medewerkers op willen nemen? Dan is te weinig werk hét moment dat dat kan.

Tips voor medewerkers

• Leg, als dat mogelijk is, aan het eind van de werkdag zo veel mogelijk klaar voor de volgende ochtend en zorg dat de werkplek schoon en opgeruimd is.
• Leg aan het begin van de werkdag zo veel mogelijk klaar voor wat er die dag te doen is.
• Heb je ideeën over hoe het werk slimmer georganiseerd kan worden? Houd die ideeën niet voor je en bespreek ze met je collega’s en je leidinggevende.