Automatisering

Type oplossing

Door sommige processen te automatiseren wordt efficiënter, volgens een betere planning en met meer overzicht gewerkt:  vooral tijdens de werkpieken wordt per tijdseenheid meer werk verricht en daalt de werkdruk. Maar doorgevoerde automatisering heeft ook op andere aspecten een positieve invloed op werk en werkdruk.

Beschrijving oplossing

Voor bedrijven die er nog niet aan toe zijn werkprocessen te automatiseren, is dat een hele stap. Het vraagt een investering, die zich overigens terug kan verdienen door efficiënter te werken en een grotere klanttevredenheid.

Er bestaat software en hardware die speciaal voor tweewielerbedrijven zijn ontwikkeld. Iedere software heeft zo zijn eigen voordelen. Weeg goed af welke het beste bij je past.
Hieronder een opsomming van positieve en negatieve invloeden op de werkdruk:

Voordelen software

• De werkplanning biedt direct zicht op reparaties en het rijklaar maken.

• Ook digitaal voorraadbeheer en interne communicatie via intranet geven gemak.

• Facturering, planning en de financiële administratie gaan sneller:
  • tarievenlijsten geven inzicht in de benodigde tijd per reparatie.
  • het aanmaken van orders voor reparaties.
  • door te scannen komt de juiste prijs van verkochte artikelen direct op de bon.
  • door de financiële administratie te koppelen aan boekhoudpakketten, verlopen financiële processen sneller en goedkoper dan bij het uitbesteden ervan.

• Als transacties met klanten steeds ingevoerd worden, kan voor klant- en fietsgegevens altijd teruggekeken worden in de verkoophistorie. Dat kán onnodige discussies met klanten over eerdere reparaties voorkomen.

• Kortere wachtrijen bij de kassa.

• Er bestaan voor bepaalde software handige (aanvullende) modules, zoals voor:
  • het automatisch versturen van een sms’je als een bestelling binnen of een reparatie gereed is gemeld.
  • het op internet plaatsen van het aanbod tweedehands en nieuwe fietsen. Bij verkoop wordt dit aanbod automatisch aangepast.

 Nadelen software

• digitalisering vraagt een investering en je moet wennen aan de nieuwe manier van werken. De gebruikers bepalen of het automatiseringssysteem met kans van slagen ingevoerd wordt. Neem de tijd om je medewerkers te (laten) informeren en zorg voor goede begeleiding.
• voor optimaal gebruik kan een goed geïnstalleerde server noodzakelijk zijn, waarvoor  een extra investering vereist is.

Tip voor de leidinggevenden

• Gebruik een rustige periode om automatisering in te voeren, zodat je team de tijd heeft het systeem te leren kennen en het proces aangepast kan worden aan jouw situatie.