Hollen of Stilstaan

Type oplossing

Met een goede werkplanning en -organisatie kunnen medewerkers zich optimaal op hun taak richten.

Beschrijving oplossing

Werken in een tweewielerzaak betekent vaak hollen of stilstaan. Het weer speelt hierin een bepalende rol en dat is nu eenmaal niet te plannen. Bijna zeker is dat de kans op drukte in het voorjaar en vlak voor het nieuwe schooljaar groter is dan in het najaar en in de winter. Zorg ervoor dat medewerkers bij drukte zo ongestoord mogelijk kunnen werken. Maak bijvoorbeeld afspraken wie per toerbeurt de telefoon opneemt of klanten in de winkel helpt. Dan is het duidelijk wie er uit zijn werk gehaald mag worden. Maar denk er ook aan dat er tijdens rustige periodes alternatieve taken voorhanden zijn. Duidelijkheid over de verwachtingen in heel drukke en stille periodes en werkafspraken dragen bij aan het weten wat je aan elkaar hebt.
Te hoge werkdruk leidt tot stress en te lage werkdruk tot verveling!

Tips voor leidinggevenden

Tips bij drukte

• neem voor de lopende dag geen werk meer aan als die toch al volgepland is. Vooral als een fiets iemand nog wel naar huis kan brengen is later inplannen een alternatief. Heb je voldoende leenfietsen dan kan je door het inzetten van een leenfiets toch later inplannen.
• neem iedere dag toch even de tijd voor contact: even stoom afblazen, ook al is het druk.
• maak duidelijke afspraken als medewerkers in de werkplaats maar ook in de winkel moeten staan. Wat gaat voor? Wat als het druk is in de winkel en de afgesproken reparaties daardoor blijven liggen? Kun je dan klanten bellen met de mededeling dat hun fiets een dag later klaar staat?
• voorkom verbouwingen tijdens drukke periodes. Introduceer dan ook geen veranderingen en vernieuwingen.
• met goede software houd je zicht op de hoeveelheid werk. Tweewielerbedrijven die geruime tijd werken met software voor planning, facturering, e.d. ervaren dat dat tijdswinst oplevert. Kijk ook eens naar de oplossing automatisering.
• voorkom dat medewerkers langdurig en/of met meer tegelijk op vakantie gaan in drukke periodes.
• goed gereedschap en verstandig ingevoerde automatisering helpen medewerkers hun werk efficiënt te kunnen doen. Zorg dat beide in orde zijn!
• met multi-inzetbare medewerkers is het bedrijf bij grote drukte minder kwetsbaar op een bepaald onderdeel. Inventariseer eens, samen met je medewerkers, wie welke taken kan en wil uitvoeren. Hoe zelfstandiger de werknemers de bij hen passende taken uitvoeren, hoe beter ze functioneren tijdens pieken.

Tips voor rustige periodes

• Maak gebruik van de mogelijkheid om gedurende een jaar in te spelen op seizoensinvloeden door in drukke periodes langer te werken (bijvoorbeeld 44 uur per week), en in rustige periodes 32 uur per week . Het gemiddelde op jaarbasis moet wel uitkomen op 38 uur per week. Lees hierover meer in de maatregel werktijden en vakanties.
• zijn er wachtmomenten waarop niets te doen is of is er te weinig werk? Kijk dan eens of er ook vensterbank klussen zijn. Vensterbank klussen zijn klussen die (even) kunnen blijven liggen, maar uiteindelijk wel een keer gedaan moeten worden. Stel, samen met de medewerkers, een lijst met vensterbank klussen op en hang die op een duidelijk zichtbare plek op.
  Een paar voorbeelden van activiteiten in rustige periodes:
  
  • voer onderhoudswerkzaamheden uit en doe de grote schoonmaak.
• peil voorkeuren en behoeftes: sommigen lappen liever ingeruilde fietsen op, anderen kiezen er liever voor om het gereedschap in orde te brengen en weer anderen knappen bij voorkeur de werkplaats of het magazijn op.
• denk eens na over marketingactiviteiten of een update van de website.
• kijk ook eens naar de oplossing die orde en netheid in de werkplaats stimuleren, zoals het gereedschapsbord in de werkplaats en het verrijdbare fietsenrek voor buiten.

• Sommige tweewielerzaken voeren een beleid dat gericht is op meer drukte tijdens rustige periodes. 
Enkele voorbeelden:
  • kortingen op een grote beurt tijdens de winter.
  • verkoop van vuurwerk in de laatste week van het jaar.
  • verkoop van hometrainers.

• (grote) beurten zijn enigszins flexibel in te plannen en kunnen binnen een zekere tijdsmarge uitgevoerd worden op minder drukke momenten.
• tijdens rustige momenten kan gewerkt worden aan het opvoeren van bekwaamheid. Laat onervaren medewerkers onder leiding van ervaren collega’s werken aan wat ze niet of niet goed genoeg beheersen.
• gebruik rustige momenten voor scholingen. Zie hiervoor de oplossing kennis en vaardigheden.
• Vraag medewerkers hun vrije uren op te nemen als het rustig is. Overweeg om in vakanties (kerst, zomer) een aantal dagen te sluiten. De CAO geeft de mogelijkheid om drie collectieve verlofdagen in te roosteren.
• plan vernieuwingen en verbouwingen.
• ga eens met elkaar om de tafel zitten om te kijken wat beter kan en wat al goed gaat. Kijk  ook eens naar de oplossing werkplezier.